Etiquetas de activos con código de barras para controlar equipos
Una etiqueta de activo es una etiqueta resistente con un identificador único que vincula un objeto físico, como un portátil, un proyector o una herramienta eléctrica, con su registro en tu inventario. Las etiquetas con código de barras hacen que las auditorías y los préstamos sean rápidos y precisos. Puedes generar una serie completa de etiquetas de una vez e imprimirlas en hojas de etiquetas.
Qué lleva una etiqueta de activo
- Un número de activo único y que nunca se reutiliza, por ejemplo IT-2026-00417.
- El código de barras que codifica exactamente ese número, normalmente Code 128 o Data Matrix.
- El número en texto legible para introducirlo a mano.
- Opcionalmente, el nombre de la organización y un teléfono de devolución en caso de pérdida.
Cómo elegir la simbología
Code 128 es la opción habitual en superficies planas con espacio para una etiqueta alargada, y Code 39 sigue en uso en algunos sistemas antiguos. Data Matrix cabe en objetos pequeños o curvos como cables, herramientas de mano y equipos médicos, y es el código que se usa en el marcado directo de piezas cuando el código se graba o se marca con láser sobre metal o plástico. Un código QR también sirve, y puede contener un enlace al registro del activo si tu sistema tiene una página web por artículo, pero evita poner datos confidenciales en el propio código.
Etiquetas que duran
Las etiquetas de papel se desgastan rápido en equipos que se manipulan. Usa etiquetas de poliéster o laminadas para equipos informáticos y herramientas, y placas metálicas o anodizadas para uso exterior o intensivo. Coloca la etiqueta donde se vea sin mover el objeto pero protegida del roce, y aplícala sobre una superficie limpia y plana.
Durante las auditorías, carga la lista de activos como lista esperada en el escáner. Los artículos escaneados se marcan, los que faltan quedan pendientes y las etiquetas desconocidas destacan, así que puedes exportar las diferencias para conciliarlas.
Cómo crearlo
- Abre Imprimir y elige Secuencia numérica, o importa tu registro de activos en CSV.
- Define el prefijo, el número inicial y los ceros a la izquierda, por ejemplo IT-00001.
- Selecciona Code 128 o Data Matrix y activa la impresión del valor y de un título opcional.
- Imprime una hoja de prueba al 100 %, comprueba el escaneo e imprime el lote completo.
Preguntas frecuentes
¿Las etiquetas de activos deben usar códigos QR o códigos de barras?
Ambos funcionan. El Code 128 lineal es adecuado para lectores de mano estándar; Data Matrix y QR caben en espacios más pequeños y se leen desde cualquier ángulo con la cámara de un móvil.
¿Puedo reutilizar el número de un activo dado de baja?
Es mejor no hacerlo. Reutilizar números mezcla el historial de dos artículos. Retira el número y emite uno nuevo.
¿Puedo auditar activos sin acceso a internet?
Sí. El escáner y la comprobación con la lista esperada se ejecutan en el dispositivo y funcionan sin conexión; los resultados se quedan en local hasta que los exportes.